14 tips voor het organiseren van uw Gmail-inbox

Het beheren van uw e-mails lijkt een van die taken die u altijd van plan bent te doen als u er tijd voor heeft, maar die nooit daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Steeds meer e-mails blijven uw inbox overspoelen, waardoor het moeilijk en tijdrovend wordt om te vinden wat u zoekt. Het kan zelfs zijn dat u meer tijd besteedt aan het zoeken naar de juiste e-mails dan aan het lezen ervan.

Dit geldt zelfs als u vertrouwt op Gmail, dat verschillende handige functies heeft, zoals labels en filters, om e-mailbeheer eenvoudiger te maken. We willen u echter vertellen dat het organiseren van uw Gmail-inbox veel eenvoudiger is dan u denkt en verschillende voordelen biedt, zoals beter tijdbeheer, verhoogde productiviteit en verbeterde communicatie.

En deze voordelen kunnen op hun beurt helpen de stress te verlichten die wordt veroorzaakt door een overvolle inbox. Volg gewoon de tips die we in dit bericht hebben gedeeld en binnenkort beschikt u over een schonere, gebruiksvriendelijkere Gmail-inbox en volledige gemoedsrust.

Zorg ervoor dat relevante e-mails bovenaan verschijnen

Een inbox vol e-mails kan moeilijk te navigeren zijn en kan het vinden van de informatie die u nodig heeft behoorlijk lastig maken. Om dit te voorkomen, zorgt u ervoor dat uw relevante e-mails bovenaan verschijnen. U kunt dit doen met behulp van de functies die in Gmail zijn ingebouwd.

Standaard biedt Gmail u vijf opties voor het ordenen van uw e-mails: eerst belangrijk, eerst ongelezen, eerst met ster, postvak Prioriteit en meerdere postvakken. Volg deze stappen om te wijzigen welke e-mails als eerste verschijnen.

Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek van uw Gmail-inbox en vervolgens op de knop ‘Alle instellingen bekijken’.

Wanneer de hoofdpagina Instellingen wordt geopend, schakelt u over naar het tabblad ‘Inbox’. Selecteer vervolgens uw favoriete inbox via de optie ‘Inboxtype’.

Selecteer de optie ‘Belangrijk eerst’ om Gmail e-mailberichten te laten zien die volgens haar het belangrijkst zijn. U kunt er ook voor kiezen om ongelezen berichten of berichten met ster eerst te bekijken. Je kunt het ook instellen op Prioriteitsinbox, waardoor Gmail kan achterhalen met welke e-mails je het vaakst communiceert, zodat deze bovenaan kunnen worden weergegeven.

Pas uw inboxweergave aan

Met Gmail kun je je inbox op verschillende manieren aanpassen. U kunt bijvoorbeeld kiezen hoe e-mailberichten worden weergegeven.

Klik op het tandwielpictogram om het paneel Instellingen te openen.
Kies tussen de weergaven Standaard, Comfortabel en Compact. Bij de optie Standaard wordt onder het onderwerp de naam van de afzender en het type bijlage weergegeven. Met deze weergave kunt u bijlagen rechtstreeks vanuit uw inbox openen.

De optie Comfortabel laat u weten dat er bijlagen aanwezig zijn met behulp van een paperclippictogram, maar u kunt de bijlagen niet rechtstreeks openen. Ten slotte kunt u met de optie Compact meer e-mailberichten op het scherm bekijken.

Gebruik de spamknop

Met behulp van kunstmatige intelligentie bepaalt Gmail automatisch welke e-mails ongewenst en spam zijn, zodat ze niet in uw inbox terechtkomen. Dat gezegd hebbende, kan spam soms nog steeds doordringen en uw inbox bereiken, wat leidt tot rommel en u afleidt van het vinden van de informatie die u nodig heeft.

Dit kan gebeuren wanneer Gmail deze e-mails niet als spam herkent. De oplossing in dit geval is om deze e-mails als spam te markeren met behulp van de meegeleverde knop.

Klik op het selectievakje naast de e-mail die u als spam wilt markeren om het bericht te selecteren.

Je ziet bovenaan een aantal knoppen. Klik op de knop die als uitroepteken in een cirkel verschijnt om de e-mail als spam te markeren.

Nu verzendt Gmail automatisch alle vergelijkbare e-mails van de afzender naar de spammap, waardoor uw inbox schoon blijft. Als u een e-mail nuttig vindt, maar deze door Gmail als spam is gemarkeerd, kunt u de e-mail ook laten weten dat deze geen spam is.

Maak gebruik van filters

Als u veel e-mails heeft, kunt u ze niet allemaal handmatig doorzoeken en beslissen welke nuttig zijn. Met filters hoeft dat gelukkig niet. Je kunt Gmail gewoon laten weten welke e-mails je in een specifieke categorie wilt hebben door er filters voor te maken.

Om een filter te maken, ga je naar de Gmail-instellingen en klik je op het tabblad ‘Filters en geblokkeerde adressen’.

Klik vervolgens op ‘Een nieuw filter maken’.

Gmail laat je kiezen wat dat filter zal doen. U kunt e-mails van specifieke mensen kiezen of specifieke woorden, e-mailgrootte en zelfs of ze bijlagen bevatten. Het kan e-mails rechtstreeks naar de archieven sturen zonder naar uw inbox te gaan, of e-mails automatisch als gelezen markeren.

U kunt verschillende filters voor uw e-mails maken om ervoor te zorgen dat alleen relevante e-mails in uw inbox terechtkomen, zodat u ze gemakkelijk kunt bekijken wanneer u ze nodig heeft, zonder tijd te verspillen.

Weg met ongebruikte tabbladen

Standaard biedt Gmail vijf tabbladen waarin uw e-mails worden gecategoriseerd. Deze omvatten de tabbladen Primaire, Sociaal, Forums, Updates en Promoties. Gmail plaatst verschillende e-mails automatisch onder geschikte tabbladen, waardoor de rommel wordt verminderd die wordt veroorzaakt door nieuwsbrieven, promotionele e-mails en andere.

Niet iedereen heeft echter alle vijf de tabbladen nodig. In dat geval kunnen de extra tabbladen de rommel alleen maar vergroten. In dergelijke situaties kunt u de tabbladen die u niet gebruikt uitschakelen door naar de Gmail-instellingen te gaan.

Klik op de pagina Instellingen op het tabblad ‘Labels’ en scrol omlaag naar het gedeelte ‘Categorieën’.
Hier kunt u ervoor kiezen om de categorietabbladen naar wens weer te geven of te verbergen door op de betreffende knoppen te klikken.

Als u minder tabbladen heeft, wordt het ook gemakkelijker om uw e-mails vaker te controleren, zodat u de tabbladen kunt verwijderen die u niet nodig heeft.

E-mails archiveren

U heeft twee opties als het gaat om het verwijderen van e-mails waarmee u niet langer communiceert. De eerste is om ze te verwijderen, waardoor ze naar de map ‘Prullenbak’ worden verplaatst, waar ze na 30 dagen permanent worden verwijderd. De tweede optie is om ze te archiveren, waardoor ze naar de map ‘Archief’ worden verplaatst.

Het archiveren van e-mails betekent dat ze uit uw inbox worden verwijderd, maar niet worden verwijderd. Je kunt ze nog steeds zoeken als je ze nodig hebt en je vindt ze onder het tabblad ‘Alle berichten’. Door te archiveren kunt u e-mails opslaan die u momenteel misschien niet gebruikt, zonder dat ze een rommel in uw inbox veroorzaken.

Om een e-mail te archiveren, beweegt u er eenvoudigweg overheen en ziet u de archiveringsknop aan de rechterkant. Klik erop om het te archiveren.

U kunt ook rechtsboven op de drie stippen klikken en u krijgt verschillende opties waarmee u uw e-mails kunt ordenen.

Klik op ‘Alle zichtbare items archiveren’ om alle e-mailberichten in uw Gmail-inbox te archiveren.

U kunt zelfs e-mails van specifieke afzenders selecteren en deze in bulk archiveren, zodat u snel ruimte vrijmaakt in uw inbox.

Schakel bureaubladmeldingen in

Wilt u de e-mails bijhouden zodra ze binnenkomen, zodat u meteen de benodigde actie kunt ondernemen? Als dit het geval is, kunt u overwegen Gmail-bureaubladmeldingen in te schakelen. Met deze functie weet u telkens wanneer er een e-mail in uw inbox binnenkomt, zodat u e-mails in realtime kunt beheren.

Om bureaubladmeldingen in te schakelen, opent u de Gmail-instellingenpagina en scrolt u omlaag naar de optie ‘Bureaubladmeldingen’ op het tabblad ‘Algemeen’.

Hier kunt u ervoor kiezen om meldingen in te schakelen voor alle e-mails of alleen voor belangrijke e-mails. U kunt vanaf hier zelfs de e-mailmeldingsgeluiden aanpassen. Als u klaar bent, scrollt u naar beneden en slaat u uw wijzigingen op.

Als u optimaal wilt profiteren van de bureaubladmeldingen van Gmail, moet u ook browsermeldingen inschakelen als deze zijn uitgeschakeld. Zodra u dit heeft ingeschakeld, kunt u e-mails lezen, verwijderen, archiveren of erop reageren zodra ze in uw inbox aankomen.

Demp e-mailgesprekken

Het kan zijn dat u vaak in e-mailgesprekken zit waar u niet noodzakelijkerwijs bij betrokken bent, of die u op dit moment niet erg belangrijk vindt. Je kunt altijd weggaan, maar een andere optie is om de gespreksreeks te dempen, zodat er niet voortdurend updates verschijnen die je afleiden.

Als u gesprekken dempt, worden er geen nieuwe berichten weergegeven, maar bereiken ze u nog steeds. Je vindt ze in de archieven. Dit betekent dat u ze, als u wilt, altijd later kunt bekijken of indien nodig naar een specifieke e-mail kunt zoeken.

Om een gespreksthread te dempen, klikt u op het selectievakje aan de linkerkant van de e-mailthread die u wilt dempen om deze te selecteren en klikt u vervolgens op de drie stippen bovenaan.

Het vervolgkeuzemenu dat verschijnt bevat de optie voor dempen; klik erop om het gesprek te dempen.

Eventuele nieuwe berichten in het gesprek verschijnen niet in uw inbox en worden in plaats daarvan rechtstreeks naar de archieven gestuurd. U kunt gedempte berichten eenvoudig vinden door is:mutedin de zoekbalk te typen.

Geef belangrijke e-mails een ster

Gmail kan op zichzelf redelijk goed bepalen welke e-mails belangrijk voor je kunnen zijn, en voegt er een gele ‘Belangrijkheidsmarkering’ aan toe. Er zijn echter nog steeds momenten waarop dit niet correct kan worden gedaan. Gelukkig kun je nog steeds laten weten welke e-mails belangrijk zijn door ze een ster te geven.

Terwijl Gmail belangrijkheidsmarkeringen toevoegt aan volledige e-mailthreads, kun je sterren toevoegen aan individuele e-mails in een thread. Als u dit doet, kunt u sneller en met minimale moeite naar specifieke e-mails zoeken.

Om een ster toe te voegen, klikt u eenvoudig op het sterpictogram naast een e-mail in uw Gmail-inbox.

Als u klaar bent met een e-mailthread, kunt u de ster verwijderen door nogmaals op het sterpictogram te klikken.

Naarmate je doorgaat met het toevoegen en verwijderen van sterren, wordt Gmail steeds beter in het detecteren welke berichten voor jou belangrijk zijn. Je hebt toegang tot al je e-mails met ster via de optie ‘Met ster’ in het linkerpaneel van je inbox.

Gebruik labels om uw e-mails te ordenen

Gmail gebruikt labels om e-mails in verschillende categorieën te verdelen, zoals Inbox, Prullenbak en Concepten. U kunt er ook uw eigen labels mee maken, en u kunt zelfs meer dan één label aan een e-mailbericht toevoegen. Labels functioneren als tags, waardoor u gemakkelijk het juiste bericht kunt vinden, en u kunt zelfs labels nesten als submappen.

Een label kan 225 tekens lang zijn en kan een kleurcode hebben voor een betere zichtbaarheid. En u kunt Gmail zo instellen dat het automatisch labels aan e-mails toevoegt wanneer deze binnenkomen.

Om een label te maken, scrolt u aan de linkerkant van uw Gmail-inbox omlaag totdat u bij het gedeelte ‘Labels’ komt. Klik op het ‘+’ icoon om een nieuw label aan te maken.

In het vak dat verschijnt, kunt u de labelnaam kiezen en of u deze onder bestaande labels wilt nesten. Klik op de knop ‘Aanmaken’ om het label aan te maken.

Het gebruik van labels kan het makkelijker maken om je Gmail-inbox te organiseren, maar je moet ze wel strategisch gebruiken. Hoewel u talloze labels kunt maken, zullen te veel labels tot hetzelfde probleem leiden, dus de juiste balans is van cruciaal belang. Of u kunt vertrouwen op toepassingen van derden waarmee u labels als tabbladen kunt toevoegen voor gemakkelijke toegang.

Probeer meerdere inboxen uit

Gmail heeft een functie genaamd Meerdere inboxen, waarmee je meerdere Gmail-accounts kunt beheren via een uniforme inbox. Omdat er geen limiet is aan het aantal Gmail-accounts dat u kunt maken, kunt u afzonderlijke accounts voor thuis en werk hebben en deze beheren met meerdere inboxen.

Om meerdere inboxen in te schakelen, opent u uw Gmail en klikt u op het tandwielpictogram om toegang te krijgen tot de instellingen.
Scroll naar beneden naar het gedeelte ‘Type inbox’ en klik op de optie ‘Meerdere inboxen’. Als u dit inschakelt, kunt u meerdere vensters maken voor verschillende e-mailcategorieën, zoals onderwerp, type, afzender, enz.

U kunt ook specifieke e-mails kiezen die in een andere mailbox verschijnen en elke sectie configureren op basis van uw prioriteiten. De functie Meerdere inboxen zorgt voor een duidelijker beeld van verschillende e-mailcategorieën, waardoor een snellere gebruikerservaring ontstaat.

Schakel nudges in Gmail in

Als u veel spam-e-mails ontvangt, is de kans groot dat u een paar belangrijke e-mails hebt gemist toen u de spam probeerde te vermijden. De Nudge-functie in Gmail kan u in dergelijke gevallen helpen door u te herinneren aan belangrijke e-mailberichten die uw aandacht vereisen. Het werkt op een algoritme dat e-mails die een antwoord van u of de andere partij nodig hebben, bovenaan uw inbox plaatst.

De functie kan behoorlijk handig zijn als u een herinnering nodig heeft over het verzenden van reacties of vervolg-e-mails.

Om Nudges in te schakelen, ga je naar de Gmail-instellingen en scrol je naar beneden op het tabblad ‘Algemeen’ totdat je het gedeelte ‘Nudges’ bereikt.
Klik op het selectievakje om Nudges in te schakelen voor zowel e-mails die reacties als vervolgsuggesties nodig hebben.

Zodra je Nudges hebt ingeschakeld, plaatst Gmail automatisch e-mails die een reactie vereisen bovenaan je inbox. Er worden e-mails voorgesteld waarop u mogelijk bent vergeten te reageren, evenals e-mails waarvoor een vervolg-e-mail moet worden verzonden. Zo kunt u e-mailberichten snel afhandelen als dat nodig is, in plaats van dat ze zich in uw inbox ophopen.

Gebruik hashtags binnen Gmail

Zoals we hierboven hebben uitgelegd, kunt u labels maken om uw e-mailberichten eenvoudig te ordenen en beheren. Als je echter nog een stap verder wilt gaan, kun je ook hashtags gebruiken bij het opstellen van e-mails en deze vervolgens gebruiken om eenvoudig naar specifieke e-mails in je inbox te zoeken.

U kunt bijvoorbeeld een klant een e-mail sturen over een project en aan het einde van het bericht de hashtags #follow-up, #project-details, #naam-van-het-project, etc. gebruiken.

Als u nu zoekt naar e-mails die beperkt zijn tot dit onderwerp, hoeft u alleen naar deze hashtags te zoeken in het zoekvak.

Wanneer u de hashtags in het zoekvak typt, verschijnen alle e-mailberichten die deze hashtags bevatten in de zoekresultaten. U hoeft niet langer handmatig talloze e-mails te doorzoeken om de gewenste e-mail te vinden.

Maak meerdere Gmail-aliassen

Je kunt in Gmail meerdere versies van je e-mailadres maken met behulp van het ‘+’-teken en verschillende combinaties van cijfers en woorden. Hiermee kunt u e-mails van verschillende afzenders filteren, zodat uw inbox schoon en overzichtelijk blijft. Zorg ervoor dat u unieke aliassen maakt wanneer u zich aanmeldt.

Als u ‘+any.alias’ aan uw e-mailadres toevoegt, kunnen e-mails uw inbox bereiken. Als uw e-mailadres bijvoorbeeld johndoe@gmail.com is, kunt u er verschillende versies van maken, zoals johndoe+friends@gmail.com of johndoe+work@gmail.com.

En u kunt eenvoudig e-mails filteren en belangrijke berichten uit de ongewenste e-mail sorteren. U kunt een specifiek e-mailadres met het ‘+’-teken delen met mensen zoals goede contacten om ervoor te zorgen dat deze berichten uw prioriteitsinbox bereiken.

Het is een goed idee om uw e-mailaliassen voor zichzelf te maken, zodat u het doel onthoudt waarvoor u ze heeft gemaakt. Deze tip is ook handig bij het beheren van zaken als abonnementen die aan uw account zijn gekoppeld, omdat u voor elke alias een specifieke groep kunt maken.

Met de tips die we hier hebben gedeeld, kunt u uw Gmail-inbox snel en eenvoudig ordenen, waardoor e-mailbeheer een fluitje van een cent wordt. Bijna elk hiervan is eenvoudig uit te proberen en te implementeren en duurt slechts een paar seconden. En je kunt er zelfs een paar uitproberen als je Gmail op mobiele apparaten gebruikt.

Als je op zoek bent naar meer opties waarmee je je Gmail-inbox gemakkelijker kunt ordenen, zijn er verschillende browserextensies en add-ons die wellicht de moeite waard zijn om te bekijken, zoals die hieronder.