Aangepaste sjablonen maken en gebruiken in Google Docs: een stapsgewijze handleiding

Google Docs biedt een veelzijdige templategalerij vol met vooraf ontworpen opties, maar gebruikers kunnen ook hun eigen aangepaste templates ontwerpen die zijn afgestemd op specifieke behoeften. Deze flexibiliteit stelt u in staat om unieke templates te maken voor verschillende doeleinden, waaronder bedrijfsflyers, interne communicatiedocumenten en andere zakelijke materialen. Hoewel alle Google-accounts deze functie kunnen gebruiken, zijn bepaalde geavanceerde functionaliteiten exclusief voor Google Workspace-gebruikers.

Een aangepaste sjabloon maken in Google Docs

Open uw favoriete webbrowser en ga naar de website van Google Docs . Meld u vervolgens aan met uw Google-account.
Nadat u bent ingelogd, klikt u op het ‘+’-pictogram om een nieuw document te starten door ‘Leeg document’ te selecteren.

Voer een naam voor uw sjabloon in het tekstvak boven aan de pagina in.

U opent het menu Bestand door bovenaan op de knop ‘Bestand’ te klikken.

Toegang tot het menu Bestand in Google Docs

Selecteer ‘Pagina-instelling’ uit de vervolgkeuzelijst.

Pagina-instelling selecteren in Google Docs

In de dropdown ‘Paginakleur’ kunt u een achtergrondkleur voor uw sjabloon kiezen. Voor een persoonlijke touch kunt u gerust een hexadecimale kleurcode invoeren.

Als u deze achtergrondkleur op alle toekomstige documenten wilt toepassen, vinkt u ‘Instellen als standaard’ aan. Houd er rekening mee dat dit geen invloed heeft op reeds bestaande documenten.

Omdat Google Docs geen tekst- of afbeeldingsplaatsaanduidingen ondersteunt, moet u handmatig elementen toevoegen, zoals de titel, subkop en verschillende koppen, afhankelijk van het beoogde gebruik van de sjabloon, inclusief de naam en het adres van uw bedrijf.

Om afbeeldingen zoals uw bedrijfslogo toe te voegen, klikt u op de knop ‘Invoegen’, selecteert u ‘Afbeelding’ en kiest u vervolgens ‘Uploaden vanaf computer’.

Nadat u uw logo hebt geselecteerd, positioneert u het op de juiste manier binnen uw sjabloon.

Positionering van uw bedrijfslogo in de sjabloon

Om de lay-out te verbeteren, klikt u nogmaals op ‘Invoegen’ en selecteert u ‘Horizontale lijn’. U kunt uw sjabloon verder uitbreiden door details toe te voegen, zoals bedrijfsrichtlijnen.

Elementen toevoegen aan de sjabloonlay-out

Uw aangepaste sjabloon opslaan

Nadat u uw sjabloon hebt gemaakt, is het essentieel om deze correct op te slaan. Let op: alleen Google Workspace-gebruikers kunnen aangepaste sjablonen rechtstreeks opslaan. Gebruikers met een persoonlijk account moeten alternatieve methoden volgen om hun ontwerpen te behouden.

Instructies voor Google Workspace-gebruikers

Ga terug naar de hoofdpagina van Google Docs en klik op ‘Sjabloongalerij’.
Selecteer de naam van uw organisatie.
Klik op ‘Sjabloon verzenden’. Mogelijk hebt u toestemming nodig om de deelinstellingen van uw sjabloon aan te passen.
Wanneer het dialoogvenster ‘Een sjabloon verzenden’ u vraagt om een sjabloon te verzenden, klikt u op ‘Een document selecteren’ en vervolgens op ‘Openen’ om de nieuwe sjabloon te kiezen.
Categoriseer ten slotte uw template en klik op de knop ‘Verzenden’. Uw template verschijnt dan in de Template Gallery.

Instructies voor persoonlijke gebruikers

Nadat u uw sjabloon hebt afgerond, gaat u naar het menu ‘Bestand’ en selecteert u ‘Een kopie maken’ om te voorkomen dat de originele sjabloon wordt gewijzigd.

U kunt de originele sjabloon of een duplicaat ervan bewaren voor later gebruik. Geef een memorabele naam voor eenvoudige identificatie.
Als u anderen toegang wilt geven tot uw sjabloon, klikt u op de knop ‘Delen’ en voert u de e-mailadressen in van de personen met wie u de sjabloon wilt delen.

Belangrijke overwegingen

Gebruik tijdelijke aanduidingen voor variabele tekstgedeelten, zoals namen of datums, die veranderen op basis van gebruik.
Om de integriteit van uw sjabloon te behouden terwijl u wijzigingen aanbrengt, moet u ervoor zorgen dat u een kopie maakt die u kunt bewerken.
Om een optimaal resultaat te bereiken, moet u de sjabloon niet te vol proppen met overmatige ontwerpelementen.

Bron & Afbeeldingen